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  •   布置会议场地,应考虑会议的性质及与会人数的多少。例如在提供信息的会议里,倘若人数众多,则以不设桌子的戏院式安排或是设桌子的教室式安排较为理想。在解决问题的会议里,假如人数不多,则最理想的安排是让每一位与会者均环绕桌子而坐,这样可方便每一个人跟其他的人进行多项沟通。再如在培训会议里,如人数不多,则可令与会者坐在马蹄型的桌子的外圈,这样不但便于与会者与主席之间的沟通,而且也便于与会者跟与会者之间的交流。但若人数众多,则最好是将与会者分成若干小组,每一小组各聚在同一桌子周围。这种安排的好处在于方便分组讨论及综合讨论。

      座位编排与会议成效的高低具有密切的关系。除了座位的安排之外,在布置场地时,你仍须注意以下几项:

      (1)应先决定准不准在会场吸烟。倘若准于吸烟,则应准备烟灰缸。倘若不准吸烟,则不能让烟灰缸在会场中出现。此外,你最

      好能在会场中张贴不准吸烟的标志或文字。当与会人数众多时,你也可以按实际需要,将座位区分为吸烟区及非吸烟区。

      (2)如与会者之间彼此并不熟悉,则应考虑是否事先准备姓名卡片。

      (3)准备视听器材。黑板(白板)、白报纸、甚至幻灯机、投影机与放映机等应该被视为一般会议可借用的基本工具。但要特别注

      意的是:幻灯机、投射机与放映机所投谢出来的文字或图形,应让全部与会者都能看清楚,而且它们应准备就绪以便随时启用。

      (4)除非是较长的会议(超过一个半小时的会议),否则尽量不要提供茶点,以防与会者分心。

      (5)当议程甚短且无需作记录时,可考虑采取站立的方式开会。

      不论你对会议的规划有多详尽,不论你对会议的准备工作有多周全,倘若在开会前你对会场不作最后的审视,你都可能会功亏一篑。墨飞法则之中有一则很具警惕性:假如有任何事情可能出纰漏,则一定会出纰漏,而且就在最不应该出纰漏的时候出纰漏。基于此,在开会前的半个小时至一个小时,你最好是亲自或是派人到会场审视以下四件事是否作好:

      如用麦克风,其声音效果是否事先已调好?幻灯机、投影机及放映机是否已备妥额外的灯泡?你自己或是在场的助手是否懂得

      对视听器材作简单的维修工作.

      (3)会议有关的资料是否齐全?这包括准备会中派发的资料、姓名卡片、张纸、铅等等

      (4)必要的时候,再致电与会者提醒他们开会时间及地点。特别是在会议通知已发出去很久的情况下,开会前的提醒功夫,颇能

      产生实效。 许多业务会议中途搁浅,因为物质上的不舒适影响思考和倾听。如果会议室没有外部干扰和噪音,空气流通,温度控制适当,思维就能最好地发挥作用。理想的会议室应该是座位不拥挤,视线好,听得清楚,照明要明亮而不耀眼。这种综合的环境条件比你想象的难以找到。

  • 发布:潘竹林   点击:606